結論：特定技能外国人を受け入れている企業（特定技能所属機関）の届出実務は、2026年4月提出分から大きく変わりました。従来は四半期ごとだった定期届出が年1回（対象期間4月1日〜翌年3月31日、提出期限は翌年5月31日）に一本化され、様式も「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）」に統合されています。人事・労務データがCSVやDBで管理できていれば、①在籍・支援データの棚卸し②提出期限の先読みアラート③随時届出（雇用契約変更等）のトリガー検知④届出様式の下書き生成、の4つはClaude Codeで仕組み化できる領域です。この記事は特定の企業の実例ではなく、一般化した実装パターン解説（想定シナリオ）です。数値は試算・目安として扱ってください。
要点1：定期届出は2026年（令和8年）4月提出分から年1回に変更。対象期間は4月1日〜翌年3月31日、提出期限は翌年5月31日まで（出入国在留管理庁公式サイトより）
要点2：随時届出は6種類あり、雇用契約の変更・終了・新規締結、支援計画変更、支援委託契約の変更等、それぞれに参考様式番号が定められている。届出漏れが起きやすいのは「契約は変わったが届出だけ忘れる」パターン
要点3：登録支援機関に支援の全部を委託していても、定期届出は特定技能所属機関自身が登録支援機関の実施状況を取りまとめて提出する義務が残る（出入国在留管理庁公式サイトより）
対象読者：特定技能外国人を受け入れている（または受け入れを検討している）企業の人事・総務担当者と、届出書類の作成を支援する行政書士・社労士事務所のAI活用を進める開発者・PM
今日やること：特定技能外国人の人事マスタに「在留資格認定・変更年月日」「支援委託先」「直近の定期面談日」の3列があるかを確認する。なければ、それがこのパイプラインの最初の作業在庫です
2026年度から、特定技能の定期届出は「年4回→年1回」になった
2026年8月時点で、特定技能所属機関（特定技能外国人を受け入れる企業・個人事業主）の届出実務は大きな運用変更の直後にあります。出入国在留管理庁の公式ページによれば、定期届出の対象期間は「4月1日から翌年3月31日」、提出期限は「翌年5月31日まで」で、2026年4月提出分からこのルールが適用されています。従来の四半期ごとの提出から年1回へと頻度が下がった一方、様式は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）に統合され、1枚あたりの記載事項はむしろ増えています。
出入国在留管理庁は2026年1月26日に「定期届出作成要領」を掲載し、4月28日には電子届出システムの事前登録解説動画とオンライン定期届出の案内を、5月8日には「定期届出でよくある誤り集」を公開しています。制度変更の直後は運用が固まりきっておらず、現場では「そもそも何が変わったのか」を正確に把握できていないケースが多く見られます。
重要なのは、この届出実務の大半が「法律解釈の話」ではなく「人事・労務データの集計と期限管理の話」だということです。誰がいつから在籍しているか、支援委託先はどこか、直近の定期面談・生活オリエンテーションはいつ実施したか——これらは人事システムやExcel台帳に入っているデータであり、集計と期限逆算はスクリプトで機械化できる領域です。
特定技能所属機関の届出義務——支援計画書・随時届出6種・定期届出
まず全体像を整理します。特定技能所属機関の届出は大きく3種類に分かれます。
| 届出の種類 | タイミング | 主な様式 |
|---|---|---|
| 1号特定技能外国人支援計画書 | 在留資格の申請時に作成 | 参考様式第1-17号 |
| 随時届出（6種類） | 事由発生の都度（多くは14日以内） | 参考様式第3-1〜3-7号（種類ごとに異なる） |
| 定期届出 | 年1回（対象期間4/1〜翌3/31、提出期限は翌5/31まで） | 参考様式第3-6号 |
随時届出は出入国在留管理庁の公式ページで次の6種類が整理されています。
- 特定技能雇用契約の変更・終了・新規締結に関する届出——参考様式第3-1-1号／第3-1-2号
- 支援計画変更・支援責任者変更・支援委託機関の変更に関する届出——参考様式第3-2号
- 支援委託契約の変更・終了・新規締結に関する届出——参考様式第3-3-1号／第3-3-2号
- 受入れ困難に関する届出——特定技能外国人の受入れ継続が困難になったときの届出、参考様式第3-4号
- 基準不適合に関する届出——特定技能所属機関が基準省令の基準に適合しなくなったときの届出、参考様式第3-5号
- 支援計画実施困難に関する届出——支援計画の実施が困難になったときの届出、参考様式第3-7号
そして定期届出は、この随時届出とは別に、年1回のペースで「受入れ状況」「活動状況」「支援実施状況」をまとめて報告するものです。登録支援機関に支援の全部を委託している場合でも、定期届出そのものは特定技能所属機関が登録支援機関の実施状況を取りまとめて提出する義務が残る、と出入国在留管理庁の公式ページに明記されています。「委託しているから自社の届出義務もなくなる」という誤解は、この領域でもっとも実害の大きい誤解のひとつです。
設計原則——Claude Codeにやらせるのは「集計と下書き」、確定は人がする
入管関連の届出は在留資格に直結するYMYL（Your Money or Your Life）領域です。AIに「この従業員は届出不要」「この記載でそのまま提出できる」と断定させるのは事故のもとです。この記事で扱うのはあくまで、次の3レイヤーの設計です。
- データ集計——人事システム・支援記録から、届出に必要な項目を機械的に抽出する（ここはAIの得意領域）
- 期限先読み——対象期間・提出期限を日付演算で計算し、リマインドを出す（ここも機械的に確定できる）
- 下書き生成——集計結果を参考様式のレイアウトに流し込んだ下書きを作る（ここは必ず人・専門家がレビューする）
「対象か対象外か」「様式の記載内容が適切か」の最終判断は、行政書士・社会保険労務士などの専門家、または自社の届出担当者が確定してください。AIの出力は一次スクリーニングであり、最終判断者ではありません。
実装1：特定技能外国人の在籍・支援データを一次棚卸しする
最初のスクリプトは、人事マスタと支援記録から定期届出・随時届出の判定に必要な列を洗い出すところから始めます。人事システムのエクスポートCSVがあれば、次のようなプロンプトで棚卸し用の中間ファイルを作れます。
特定技能外国人の人事マスタCSV(employees.csv)を読み込んで、
次の列が揃っているか棚卸しレポートを作って。
必須列: 氏名, 在留カード番号, 特定技能の分野, 在留資格認定/変更年月日,
就労開始日, 退職/契約終了日(在籍中はNULL), 支援委託先(自社/登録支援機関名),
直近の定期面談実施日, 直近の生活オリエンテーション実施日
列が存在しない場合は "欠損" として一覧に出し、
存在するが空欄のレコードは "要確認" として別リストに出して。
不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください。
仮定した点は必ず"仮定"と明記してください。ここでのポイントは、いきなり届出書の下書きに進まないことです。まず「どのデータが揃っていて、どのデータが欠けているか」を可視化するレポートを作ると、実装2以降で何が計算できて何が計算できないかがはっきりします。特定技能外国人の在籍データは、通常の労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の管理と地続きです。すでに法定三帳簿の点検を仕組み化している会社であれば、同じマスタに列を追加する形で対応できます。
実装2：定期届出の対象期間・提出期限を先読みアラートで運用する
定期届出は「4月1日〜翌年3月31日」が対象期間、「翌年5月31日まで」が提出期限という、日付演算だけで確定できるルールです。ここは機械判定に向いています。
今日の日付を基準に、特定技能の定期届出の
「今回の対象期間」と「提出期限」を計算して。
ルール:
- 対象期間: 4月1日 〜 翌年3月31日
- 提出期限: 対象期間終了の翌年5月31日まで(土日祝日の場合は翌開庁日)
- 対象期間中に1日でも在籍していた特定技能外国人がいれば、
実際に稼働していなくても届出対象とみなす
出力: 今回の対象期間(開始日・終了日)、提出期限、
提出期限までの残日数、対象になる在籍者リスト(実装1のマスタから抽出)
提出期限の60日前・30日前・14日前にアラートを出すためのcron設定案も提示して。
数字と日付の根拠(計算式)を必ず添えてください。「対象期間中に1日でも雇用関係があれば、実際の稼働の有無にかかわらず届出対象になる」という点は見落としやすいポイントです。年度途中で退職・帰国した特定技能外国人がいる場合、「もう在籍していないから今回の届出は関係ない」と判断してしまうと、対象期間内に在籍していた分の届出が漏れます。実装1で作った在籍データに「対象期間との重なり判定」を加えるだけで、この見落としは機械的に検知できます。
実装3：随時届出（雇用契約変更・支援計画変更等）のトリガーを検知する
随時届出は「事由が発生したら届け出る」性質上、定期届出のように日付だけでは判定できません。人事システム側の変更イベント（契約更新、部署異動にともなう支援責任者変更、委託先の変更等）をトリガーとして検知する設計になります。
人事システムの変更ログ(hr_change_log.csv: 従業員ID, 変更日, 変更種別, 変更前, 変更後)
を読み込んで、特定技能外国人に関する変更のうち、
随時届出の対象になりうる変更種別を検知して一覧化して。
検知対象の変更種別(例):
- 契約更新・雇用契約の内容変更 → 特定技能雇用契約の変更に関する届出
- 支援責任者の異動 → 支援計画変更に関する届出
- 支援委託先の変更 → 支援委託契約の変更に関する届出
一覧には「検知した変更内容」「対応する届出の種類(仮)」「届出の要否は要確認」の
3列を出力し、届出の要否そのものは断定しないでください。
最終判断は行政書士・社会保険労務士に確認する前提のリストとして出力してください。この実装で大事なのは、出力を「届出が必要です」という断定にしないことです。人事システムの変更イベントと届出事由の対応関係は、実際の契約内容によって微妙に変わります。スクリプトの役割は「見落としなく候補を拾い上げる網」であって、「届出要否を確定する裁判官」ではありません。
実装4：支援実施記録から定期届出の下書きを生成する
実装1〜3でデータが整理できたら、最後に参考様式のレイアウトに合わせた下書きを生成します。
実装1の在籍データと、支援実施記録(support_log.csv: 従業員ID, 実施日, 支援項目,
実施者, 実施場所)を突き合わせて、
定期届出(受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書)の下書き用データを
Markdown表として出力して。
含める項目:
- 対象期間中の在籍者一覧(実装2の対象期間判定を使用)
- 各在籍者の支援項目ごとの実施回数(定期面談・生活オリエンテーション等)
- 支援実施記録が対象期間中に1件もない在籍者は "要確認" フラグを立てる
出力はあくまで下書きであり、正式な届出書ではないことを冒頭に明記して。
不足している情報があれば、最初に質問してから作業を開始してください。この下書きはそのまま提出するものではなく、担当者や行政書士が公式様式（電子届出システムまたは参考様式第3-6号）に転記・確認するための中間成果物として位置づけます。集計とレイアウトの下準備をAIに任せることで、担当者の作業は「転記」ではなく「レビュー」に寄せられます。
運用設計——登録支援機関との連携とCLAUDE.mdの停止線
支援の全部または一部を登録支援機関に委託している企業では、支援実施記録が自社の人事システムと登録支援機関側のシステムに分かれていることがよくあります。定期届出は「取りまとめて提出」する必要があるため、委託先からのデータ受領フローも運用設計に含める必要があります。
# 毎月1回、登録支援機関からの月次支援実施記録を取り込み、
# 実装4の突き合わせ元データを更新する
0 6 1 * * cd /srv/tokutei && python3 import_support_log.py --source /data/inbound/*.csvCLAUDE.mdには、この領域特有の停止線を焼き込みます。
# CLAUDE.md（抜粋）
- このリポジトリの出力は下書き・一次スクリーニングであり、正式な届出書ではない
- 「届出不要」「対象外」の判定を確定的に出力しない。常に「要確認」を残す
- 在留資格・在留期間に関する記述を断定しない。専門家(行政書士)のレビューを前提とする
- 参考様式の様式番号・記載項目は出入国在留管理庁の最新公開資料と突き合わせてから使う
- 実行日時・入力ファイル名・対象期間の計算根拠をレポートに必ず残す定期届出は電子届出システムでのオンライン提出が案内されています（出入国在留管理庁の運用改善ページより）。過去3年間オンライン申請・電子届出を続けていて、指導や改善命令を受けていない場合は一部の添付書類が省略できるという案内も出ており、システムの継続利用そのものが翌年以降の事務負担を下げる方向に働きます。
失敗パターンと回避策
❌ 失敗1：旧ルール（四半期ごと）のまま運用を続けてしまう
2026年4月提出分から年1回に変わったにもかかわらず、社内のリマインドカレンダーが四半期ごとの設定のまま残っているケース。過去の運用を前提にした自動化ほど、制度変更後に気づかれにくくなります。
⭕ 回避策：実装2の期限計算ロジックに変更年月日（2026年4月提出分から適用）をコメントで明記し、次に制度改正があった場合に見直す前提のコードにしておく。
❌ 失敗2：対象期間中に退職した外国人を届出対象から外してしまう
「もう在籍していないから今回は関係ない」という直感的な判断が、実は届出漏れの原因になります。対象期間中に1日でも在籍していれば届出対象です。
⭕ 回避策：実装1のマスタに退職日を残し、「現在在籍しているか」ではなく「対象期間と在籍期間が重なっているか」で判定するロジックに固定する。
❌ 失敗3：登録支援機関に委託しているから自社の届出義務もないと誤解する
支援業務を委託していても、定期届出は特定技能所属機関自身が委託先の実施状況を取りまとめて提出する義務が残ります。委託先任せにして期限を把握していない状態が一番危険です。
⭕ 回避策：実装3のトリガー検知に「登録支援機関からのデータ未着」を検知項目として追加し、委託先データの取り込み状況を自社側でも可視化する。
❌ 失敗4：AIが生成した下書きをそのまま提出用データとして扱う
実装4の下書きは中間成果物であり、参考様式の最新版・記載要領と突き合わせたレビューが必須です。様式は改正されることがあり、AIの学習時点の情報が最新とは限りません。
⭕ 回避策：下書き生成のプロンプトに「これは下書きであり正式な届出書ではない」ことを毎回出力させ、提出前チェックリストに「最新の作成要領・様式との突き合わせ」を必須項目として置く。
想定モデルケースの目安
特定技能外国人30名（3分野・登録支援機関へ一部委託）を受け入れている企業を想定した場合の、この4実装の構築目安です。
| 工程 | 内容 | 目安 |
|---|---|---|
| データ棚卸し | 人事マスタへの在留資格・支援委託先・面談実施日列の整備 | 1〜2週間（人の調査作業が主） |
| 実装1〜4 | 棚卸し・期限計算・トリガー検知・下書き生成の4スクリプトをClaude Codeで構築 | 2〜3日 |
| 初回の対象期間整理 | 過去の在籍・退職データを対象期間に当てはめて洗い替え | 1〜2週間（在籍者数に依存） |
| 定常運用 | 月次の支援記録取り込み＋提出期限前のレビュー会 | 継続 |
この領域も、スクリプト構築そのものより「人事マスタに何が入っていて何が欠けているか」を洗い出す最初の棚卸しに時間がかかります。コーディング部分をClaude Codeで数日に圧縮できる分、人の時間は専門家レビューとデータ整備に寄せるのが現実的な配分です。
よくある質問
Q. 特定技能の定期届出とは何ですか？
特定技能外国人を受け入れている特定技能所属機関が、受入れ状況・活動状況・支援実施状況を出入国在留管理庁（地方出入国在留管理局）へ定期的に報告する届出です。2026年4月提出分からは年1回の提出に変更されています。
Q. 定期届出の提出期限はいつですか？
対象期間（4月1日〜翌年3月31日）終了後、翌年5月31日までです。土日祝日にあたる場合は翌開庁日が期限になります（出入国在留管理庁の公式サイトより）。最新の期限は必ず公式サイトで確認してください。
Q. 定期届出はいつから年1回になったのですか？
2026年（令和8年）4月提出分から年1回に変わりました。それ以前は四半期ごとの提出でした。出入国在留管理庁は2026年1月26日に作成要領を、4月28日にオンライン提出関連の資料を公開しています。
Q. 定期届出はオンラインで提出できますか？
出入国在留管理庁の電子届出システムを使ったオンライン提出が案内されています。利用には事前の利用者情報登録が必要です。詳細な手順は出入国在留管理庁の公式サイトを確認してください。
Q. 登録支援機関に支援を委託していれば、自社は定期届出をしなくてよいですか？
いいえ。支援の全部を登録支援機関に委託している場合でも、定期届出は特定技能所属機関自身が登録支援機関の支援実施状況を取りまとめて提出する義務が残ります（出入国在留管理庁の公式サイトより）。委託先任せにせず、自社側でも期限と提出状況を管理してください。
Q. 定期届出の作成は行政書士に依頼する必要がありますか？
法律上、必ず行政書士に依頼しなければならないわけではありませんが、様式や記載内容は改正が入りやすく、判断を誤ると在留資格に関わる問題につながる可能性があります。社内にノウハウが蓄積されていない段階では、行政書士・登録支援機関などの専門家に確認しながら進めることをおすすめします。
Q. 定期届出を忘れた・期限に間に合わなかった場合はどうすればいいですか？
自己判断で放置せず、早めに管轄の地方出入国在留管理局または顧問の行政書士・社会保険労務士に相談してください。この記事は一般的な実装パターンの解説であり、個別の事案への対応方法を示すものではありません。
まとめ：今日から始める3つのアクション
- 今日やること：特定技能外国人の人事マスタに「在留資格認定/変更年月日」「支援委託先」「直近の定期面談実施日」の3列があるか確認する。なければ整備計画を立てる
- 今週中：実装2の期限計算ロジックを最初のClaude Codeタスクとして動かす。今回の対象期間と提出期限が具体的な日付で見える
- 今月中：実装1の在籍データ棚卸しを全量で回し、「要確認」リストを行政書士・支援担当と分担して潰す体制を作る。月次の支援記録取り込みとCLAUDE.mdの停止線を整備してから定常運用に入る
特定技能の届出実務は、行政書士事務所の許認可申請や電子帳簿保存法の電子取引データ保存と同じく「制度の要件をデータの集計条件に翻訳し、最終判断だけ専門家が確定する」型の仕事です。2026年4月の年1回化という制度変更の直後だからこそ、旧ルールのまま自動化を組んでしまうリスクが高い時期でもあります。まずは対象期間と提出期限の計算を機械化するところから始めるのが、いちばん事故の少ない入り口です。
著者：佐藤傑（さとう・すぐる）
株式会社Uravation代表取締役。X（@SuguruKun_ai）フォロワー約10万人。100社以上の企業向けAI研修・導入支援。著書『AIエージェント仕事術』（SBクリエイティブ）。
参考・出典
- 出入国在留管理庁「特定技能制度」公式ページ（参照日: 2026-08-10）
- 出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」（参照日: 2026-08-10）
- 出入国在留管理庁「特定技能制度における運用改善について」（参照日: 2026-08-10）
- 出入国在留管理庁「特定技能制度 定期届出書の記載方法と留意点」（参照日: 2026-08-10）
- Claude Code公式ドキュメント（参照日: 2026-08-10）
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